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2004/09/17

添付資料が重すぎる

私は請求業務以外に単純な庶務業務もやっていて、その中に業務上の連絡事項などの文書をうちの仕事を請け負ってくれている会社宛にメール(Eメールまたは社内メール)で送ると言う業務がある。
文書自体は各担当者が作成して、それを私がメールに乗せて送付すると言う感じ。

今日も部内のメンバーから「添付した連絡書を転送しておいて~」とのメールが来ていたので、「ワード文書1枚だけみたいだし忙しいからEメールでいいや」と思い文面を書いて宛先(20社ほど)を入力して送信したら…何だかやけに時間が掛かる…ヤな予感…。
送信してから容量を確認したら、なんと3MB!
思わず「戻ってきて~!」と思ってしまった(泣)
いつもは危なそうなのは事前にチェックするんだけど、今日は忙しかったのと以前同じような文書を送ったことがあったのでつい油断してノーチェックで送ったらこんな事に…。
ホントに、PCもメールも使い始めて何年も経つし、これまでにも同じような事が何度もあってその度に「データは軽くしろ!」って言って聞かせてるのにみんな全然聞く気がないんだよね~…。
今日も送ってきた子に「相手に迷惑がかかるからお願いだから注意して頂戴」と言っておいたけど、どうせすぐ忘れちゃうんだろうな~(泣)

しばらくすると案の定「届きませんでした」のエラーメールがポツポツと来始めたので、「何で私が…」と思いつつ文書を作り直し。
開いてみたら『デジカメで撮ったのをそのまま貼り付けました』的なバカでかい写真が2枚も貼ってあったので、それを「Microsoft Photo Editor」で加工して小さくしたりして最終的に約300KBにダイエット。
(こういう技もちゃんと教えてるのに…シクシク(泣))
それをエラーが来た会社にもう一回送り直してようやく終了。

結局メールを送り終わるまでに1時間以上掛かってしまった…。
ただでさえ忙しいのに~っ!

ツールが増えて便利になるのはいいけど、それを使う側の意識とかマナーとかスキルとかが追いつかないのは困った問題だな~。
他の会社はこういう事にどうやって対応してるの?

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