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2004/10/31

私の「段取り法」

前の記事を受けて、私の段取り法について書いてみたいと思います。

私の場合、仕事の量とか流れは大体毎月同じペースで来るので、何もしなくてもある程度は自分でコントロールする事が出来る状況で仕事をしています。
それでも月末に請求処理が近づいてくると処理量が増えてくるので、ミスやモレがないように毎日仕事が終わったら翌日やらなくちゃならない事をメモに書き出してPCのディスプレイに貼って帰ることにしています。
これだけでも随分違うんですよね。
本当は毎月の実施項目をまとめたファイルもあるのですがそれを単にアウトプットするのではなく、「自分の手でメモを書く」と言うのが忘れないためのポイントです。
(斎藤氏も同じ事を言ってました)

それともう一つ、新しい仕事が入ってきたらなるべく早い時点で一度「手順書」を作るのも私の段取り術のポイントです。
これは、自分一人で処理する仕事が多いので休暇時などの資料が必要なのと、業務を手順に従って文章にまとめることで曖昧な部分を確認し理解を深めると言う2つの意味合いがあります。
その時の状況によって画像なども入れた丁寧な手順書が出来る場合もあれば、文章だけでポイントだけを書いておく場合もありますが、どちらにしてもこれを作っておくと仕事の覚え方の速度が格段に違う気がします。

ルーティン業務をいくつも抱えている場合、重要なのは「いかに上手く手を抜くか」ではないかと思っています。
これは「適当にやる」と言うことではなく、「やらなくていいことはやらない」、「最小限の労力で適切な結果を出す」と言う意味です。
大体同じ仕事をしているのであれば、その結果がどういう状態であるのがベストなのかは始めからある程度予測できるので、そのベストの状態に行き着くためにどこを通ったら最短距離か、を考えながら仕事をするのが手早く確実な仕事をする時の条件ではないかなと思います。
そのために「やること」と「やらないこと(やらなくていいこと)」を自分の中で判っておく事は非常に重要です。
(その反動ですご~く暇な時は「別にこんな事しなくていいよ」って事をすごく丁寧にやり始めたりします(笑))

何もしなくても直感的に実行できてしまう人もいると思うのですが、何と言っても基本はグータラで面倒くさがりの私なのでこうやって自分で自分に檄を飛ばし続けないとすぐ仕事が回らなくなってしまうのです。
まあ、それが判っているだけでもまだいいかな、と言う部分もありますが。

と、偉そうに書いていますが、仕事量と時間のバランスが崩れてくるピーク期間は大変です。
自分で「大体今日はこの仕事をこのくらいでこなそう」と段取りをしても、かなりギリギリの状況なのでちょっとイレギュラーが入るとその計画がガラガラと崩れてしまい時には「キーッ!」と怒り出す事もあります(汗)
そう言えば斎藤氏は「段取りには『余白』も必要」と言っていました。
今後注意したいと思います…。

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