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2005/04/26

相手にミスしてほしくなかったら

「ミスしない(しにくい)ような形で相手に情報を与える」ことも必要だと思う。

仕事で手書きの帳票をデータ入力することが多いんだけど、「一体これのどこをどう入力して欲しいのだろうか…」 と思わず考え込んでしまうような書き方の帳票を平気で回してくるヤツが若干名。
私は同じ業務を長くやってるので過去の経験から「多分こういうことなんだろうなあ」 と想像は出来るけど仕事は想像でやっちゃいけないと思うし、 勝手に気を回して書いてないことまでフォローしてやったりしちゃうと私以外の担当者が入力するときに結局ミスすることになってしまう。
なので最近は書いてないことは入力しない、または「内容が不明のため入力できません」と書いた付箋紙を貼って(入力せずに) 差し戻してしまうと言う強硬手段を実施中。

こういう人たちって自分の伝達ミスによってエラーが発生する可能性があることを「怖い」って思わないのかなあ?
私はそういうことに結構神経質なので、伝言したりメモを渡すときは内容にすごく注意している。
自分の持ってる情報がキチンと相手に伝わるように相手が余計な想像したり誤解したりする余地がなるべく少ないように、それでいてしかも 「簡潔」でなければならない。
(原稿用紙1枚分のメモになってもねえ…書くのも読むのも大変だし(笑))
メモを書くのも大変なのよ…実は。
でも、そこでちょっと気を遣えば忘れた頃になってトラブルが表面化して慌てることもないわけだから…要は 「どこに時間を掛けるのが一番効率的か」ってことかな。

それ以前に「書いてある字が読めない」ってのもあるんだけど…それは問題外と言うことで(笑)

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日記・コラム・つぶやき」カテゴリの記事

コメント

∥「多分こういうことなんだろうなあ」と想像は出来るけど仕事は想像でやっちゃいけない

これを理解していない人って多くありませんか?「解ってるんだったら(補って)しておいてくれればいのに」という感覚。
特にお仕事でない(ボランティアという名の位置づけの)関係で、イライラすることが多いです。

直接関係なくて、ごめんなさい。

投稿: | 2005/04/27 00:22

takoさん、こんにちは∈^0^∋
業務の内容が見えないので、帳票という入力作業での問題ですよね。ということは、帳票に自体に問題ありですね。手書きであっても、「帳票フォーマット」を熟考して、作り直す必要があります。必須項目に記入してない帳票は不備により、差し戻しという条件を設定しておけば、その段階で処理が簡単です。takoさんの、前の段階でチェックボックスにチェックさせる。赤鉛筆なり、訂正印を押印させる。厳しい企業だと、一歩いくらの無駄、一字いくらの無駄ってところがあります。
 くまさんでした。ではでは(^.^)/~~~

投稿: くまさん | 2005/04/27 11:59

■涼さん

こんばんは。
お返事が遅れてごめんなさい。

>「解ってるんだったら(補って)しておいてくれればいのに」という感覚。

そうそう、そうなんです。
でも私の理解と、相手の希望(意志、かな?)が本当に一致しているかどうかはやっぱり判りませんからね~。
ヘタにフォローしてそのせいで何かあったら困りますし。
「親切が仇」ってヤツですね。

ボランティアの件については、私にその分野についての知識が殆どないので何とも言いようがないですが…
いずれの場合も人の気持ちをどこまで汲み取るかと言うのは難しい問題ですね。

投稿: tako | 2005/04/28 23:23

■くまさん

アドバイスありがとうございます。

>帳票に自体に問題ありですね。

まあ、確かにそうなんですけどね~…全てが「数字」とか「yes、no」でチェックできる帳票だけではない、と言う感じでして。
しかもうちの内部で作ってる帳票だけじゃなかったりもするし(泣)

それに、そういう人って「帳票だけ」の問題ではないんですよね。

投稿: tako | 2005/04/28 23:38

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